MEMORANDO DE SECRETARIA TÉCNICA Nº C-29

PROBLEMÁTICA ORIGINADA POR EL AÑO 2000: IMPLICANCIAS CONTABLES

Antecedentes

1.	La “problemática del año 2000” hace conveniente elaborar guías para el tratamiento a ser dispensado a los costos que se generarán debido a la necesidad de adaptar los sistemas al cambio del milenio y para definir el tipo de exposición en los estados contables que esta situación ante ciertas circunstancias puede llegar a requerir. 

2.	¿En qué consiste la problemática Año 2000?. Brevemente, el cambio del milenio afecta significativamente a los sistemas de computación y en consecuencia toda la actividad de una empresa puede verse en riesgo si no se toman las medidas adecuadas para salvar los errores e imperfecciones que podrán producirse. La simplificación original de año de cuatro dígitos a dos (utilización de los últimos dos dígitos que indican la ubicación del año en el siglo), con la noble intención de los progamadores de ahorrar espacio en disco, muy costoso en esos tiempos, puede generar una catástrofe cuando esos dos dígitos sean 00 y los sistemas se encuentren imposibilitados de ubicar ese año en el siglo (es decir que podría ser el primero del siglo – año 1900 – o el último – año 2000 -) esto generará obviamente infinidad de complicaciones toda vez que se quieran comprar los años entre sí de manera que deba determinarse si entre el “99” y el “00” hay 1 año o 99 años. Pero además de esto se producirá otro problema cuando el sistema en sus múltiples relaciones trate de dividir por el año, que por ser 0 le generará errores irresolubles para él.

3.	Por todo ello, y otras razones, es que el año 2000 representa un problema para los sistemas y en caso de que las empresas usuarias de los mismos no corrijan la situación, en muchos casos no podrán seguir operando.

4.	Esto generará probablemente costos adicionales a los habituales a la Entidad, y por lo tanto la inquietud sobre cómo deben ser tratados contablemente, además de si la entidad puede hacer frente a los mismos desde el punto de vista financiero.

Análisis 

5.	La problemática descripta requiere la evaluación de los siguientes aspectos:

•	Adecuación de los software de aplicación y sistemas operativos, componentes de hardware y otros dispositivos tecnológicos cuya operatoria depende de microprocesadores propios de la Organización y de los terceros que interactúan con ella.
•	Disponibilidad de planes de contingencias a utilizarse ante la imposibilidad de resolver en forma oportuna alguno de los aspectos mencionados en el punto anterior o ante la presentación de eventuales inconvenientes que originalmente no hubiesen sido previstos.
•	Magnitud de los costos asociados a la resolución del problema e impacto sobre la generación futura de resultados.

6.	La evolución de estos aspectos y la naturaleza de los costos asociados exigirán tratamientos contables y de exposición diferentes, los que se analizan a continuación: 

7.	Costos a ser incurridos para adaptar los sistemas al cambio de milenio

7.1.	 De acuerdo con las características de la organización el tema en cuestión podrá o no tener mayor relevancia. El análisis que se propone a continuación es ciertamente aplicable para aquellas circunstancias en donde los costos a incurrir se estiman como significativos.
El tema en cuestión plantea los siguientes interrogantes:
•	¿En qué momento deben contabilizarse estos costos?
•	¿Cuál es el tratamiento contable a otorgarles?
•	¿Qué tipo de conceptos son asignables al proyecto año 2000?
•	¿Cuál es la habilidad de la organización para resolver el problema de cambio de milenio y afrontar los costos a incurrir?

Se pasan a analizar brevemente cada uno de los interrogantes planteados.

Momento de contabilizar los costos

7.2.	 De acuerdo con la naturaleza de los gastos que el tema tiene asociado se presentan como alternativas de momento de registración el de cuando los costos se presupuesten, se conozcan o se incurran.
En función del concepto involucrado se considera que el hecho sustancial que da origen al devengamiento del costo lo constituye la recepción del servicio asociado, por lo cual el momento de contabilización debe ser en el que se incurre.

Tratamiento contable a otorgar a los costos

7.3.	 Al evaluar este tema se plantea la disyuntiva de si estos cosos deben ser considerados activos o gastos. Son varias las alternativas que pueden presentarse en las organizaciones para resolver el dilema que plantea el cambio de milenio. Estas van desde corregir simplemente el problema en los medios disponibles hasta la adquisición de nuevos paquetes y equipos que traen el tema resuelto.
7.4.	 Evidentemente donde se pueden plantear con más fuerza las dudas de cómo tratar contablemente los costos de este tema es en el escenario en el cual lo organización incurre en costos para arreglar los medios de procesamiento actualmente disponibles. En este sentido, los argumentos que esgrimen los que respaldan cada una de las alternativas son varios. Se citan algunos de ellos:

•	Son gastos porque:
a la naturaleza de la erogación hace permitir que le software se mantenga actualizado y por tal motivo se asemeja a un gasto de reparación y mantenimiento 
a el costo incurrido no mejora el software
a el costo incurrido permite dejar al software en su estado normal de uso, de lo contrario pasaría a ser obsoleto

•	Son activos porque:
a los costos incurridos permiten extender la vida útil del software
a la no incursión en el costo limita el uso del software hasta el año 2000
a son gastos de naturaleza única por lo cual no se asemejan a gastos de reparación y mantenimiento

7.5.	 Independientemente de todos estos argumentos, se entiende que el principal elemento que debe considerarse al analizar el tratamiento contable es si la naturaleza del gasto incurrido finalmente le representará a la organización obtener una mejora funcional en el uso de la herramienta más allá de la probable extensión de la vida útil del bien. En la medida que se verifique dicha mejora funcional puede concluirse como que el costo es activable.

7.6.	 Se entiende por mejora funcional las modificaciones que permiten al software existente realizar tareas que previamente no estaba en condiciones de ejecutar.
Las mejoras funcionales requieren normalmente nuevas especificaciones de software así como modificaciones a todo o parte de las especificaciones de software existente.
Lo antedicho debe representar para la organización una mejora en la eficiencia administrativa y/u operativa y/o en los ingresos.

Conceptos asignables al proyecto año 2000

7.7.	Este tema reviste mayor trascendencia cuando nos encontramos en el escenario en el cual se ha definido como que los costos incurridos son activables. En esta situación se plantean como alternativas la activación de únicamente los gastos incurridos en forma directa o además los que pudieran asignarse en forma indirecta.

7.8.	Se considera que los gastos que debieran imputarse son los incrementales, es decir aquellos que  situación particular exigió ser incurridos. Antes esta definición caben considerar únicamente los gastos directos específicos.

Habilidad de la organización para resolver el problema de cambio de milenio y afrontar los costos a incurrir

7.9.	La no adaptación de los sistemas a los requerimientos del cambio de milenio y/o la magnitud de los costos asociados podrían afectar la continuidad de las operaciones de la organización (concepto de empresa en marcha). De verificarse esta situación los criterios de valuación utilizados para preparar los estados contables debieran ser revisados de manera que los activos y pasivos reflejen su valor neto de realización. 

7.10.	El cuadro que se incluye como Anexo I que se acompaña a este memorando sintetiza los conceptos analizados para el aspecto contable.

8.	Año 2000 – Evaluación de implicancias de exposición en los estados contables. Análisis de las distintas situaciones posibles y su correspondiente  impacto

8.1.	La problemática del año 2000 está relacionada con un hecho futuro a la fecha de emisión de los estados contables. Antes esta característica, excepto en circunstancias específicas, las normas contables vigentes no exigen hacer divulgaciones particulares. No obstante ello, a la fecha de la emisión de este memorando algunos organismos de contralor, a través de diversas resoluciones, ya han comenzado a exigir a los entes que están bajo su área de control la inclusión de notas específicas referidas a la problemática.

8.2.	La situación particular de la organización para enfrentar los aspectos enunciados en los párrafos 7.1 a 7.10, hace que se planteen varias alternativas y según cada una de ellas serán distintas las divulgaciones necesarias para los estados contables. Dichas alternativas estarán en función de cuáles son las probabilidades de éxito para resolver el tema y de la magnitud de los costos asociados. En este sentido se visualizan los siguientes escenarios:

•	Existen elementos que hacen suponer que las probabilidades de éxito del proyecto son buenas
•	Existen elementos que hacen suponer que las probabilidades de adecuar los sistemas son inciertas y el riesgo de que ello no ocurra se define como altos
•	Los costos estimados del proyecto son bajos y no afectan en forma significativa la generación de resultados futuros
•	Los costos estimados son altos y si bien no afectan la continuidad de la empresa tendrán un impacto significativo en la generación de resultados futuros 
•	Los costos son altos o inciertos y por ello surgen dudas respecto a la continuidad de las operaciones o directamente se concluye que el principio de empresa en marcha está afectado
•	Existen compromisos asumidos para encarar la resolución del problema

8.3.	En el Anexo II a este memorando se incluye un cuadro en el cual se brinda una guía sobre el tratamiento a seguir para cada uno de estos escenarios.

Buenos Aires, 2 de Octubre de 1998

ANEXO I

ASPECTOS CONTABLES DE LOS COSTOS A SER INCURRIDOS PARA ADAPTAR LOS SISTEMAS AL CAMBIO DE MILENIO

Aspecto a considerar
	Alternativas
	Criterio sugerido a aplicar	
Momento de registra los costos
	•	Cuando se conozcan
•	Cuando se incurran
•	Cuando se presupuesten 	
•	Cuando se incurran
	
Imputación de los costos 
	•	Extienden la vida útil sin agregar funcionalidad	•	Deben imputarse a gastos y exponerse como resultados extraordinarios	
	•	Extienden la vida útil incorporando funcionalidad	•	Deben activarse
	
Gastos activables asignables al proyecto 2000
	•	Gastos directos únicamente 
•	Gastos directos e indirectos	•	Gastos directos	
Empresa en marcha
	•	Puede resolver la problemática y afrontar los costos asociados	•	Criterios de valuación: los que corresponden a una empresa en marcha	
	•	No puede resolver la problemática y afrontar los costos asociados	•	Valuación de activos y pasivos a valor neto de realización	

ANEXO II

AÑO 2000 – EVALUACIÓN DE IMPLICANCIAS DE EXPOSICIÓN EN LOS ESTADOS CONTABLES. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS SITUACIONES POSIBLES Y SU CORRESPONDIENTE IMPACTO

ASPECTOS A DIVULGAR	EXPOSICIÓN EN LOS ESTADOS CONTABLES	
Cuando existen elementos que hacen suponer que las probabilidades de éxito del proyecto son buenas (riesgo bajo)	No se requiere ninguna exposición. Cabe mencionar que existen organismos de contralor (CNV y Seguros) que piden divulgaciones en nota.	
Cuando existen elementos que hacen suponer que las probabilidades de adecuar los sistemas son inciertas o el riesgo de que ello no ocurra se defina como alto	La situación puede afectar la continuidad de las operaciones de la empresa lo cual debe estar adecuadamente descripto en nota a los estados contables.	
Los costos estimados del proyecto son bajos y no afectan en forma significativa la de resultados futuros	No se requiere ninguna exposición.	
Los costos estimados son altos y si bien no afectan la continuidad de la empresa se espera que tengan un impacto significativo en la generación de resultados futuros	No hay norma específica que prevea divulgación por este tema. Sin embargo considerando las cualidades que debe cubrir la información contable enunciadas en la RT 10 es deseable que esta situación sea reflejada en nota a los estados contables.	
Los costos son altos o inciertos y por ello surgen dudas respecto de la continuidad de las operaciones o directamente se concluye que el principio de empresa en marcha está afectado	Debe exponerse la situación en nota a los estados contables.	
Existen compromisos asumidos para encarar la resolución del problema	Deben exponerse los montos de los compromisos asumidos